Strategiska frågor inför uppbyggnad av IT för ”Servicemyndigheten” – en av två föreslagna myndigheter inom högskoleområdet

Det finns några frågor som tydligare än andra styr tidplanen och ekonomin när det gäller att bygga upp en IT-infrastruktur och bas IT för Servicemyndigheten (och för Granskningsmyndigheten). Dessa är:

  1.  IT-strategi
  2. Namn
  3. Lokaler
  4. Organisationsnummer
  5. Kompetenser
  6. Andra arbetsgrupper (beställare av IT)

Vi kommer också lyfta en idé om ett gemensamt IT-servicecenter för Granskningsmyndigheten och Servicemyndigheten.

IT-strategi
Om målet är att de nya myndigheterna ska kunna bedriva verksamhet under de nya myndighetsnamnen redan från första dagen krävs en pragmatisk syn på IT-verksamheten. Att inte göra större förändringar än vad som är nödvändigt. Vi föreslår att fokus läggs på att flytta system och bygga nya infrastrukturer i befintligt teknik som redan används i de ingående verksamheterna. Först som nästa steg, säg efter första verksamhetsåret, påbörja ett arbete med att homogenisera IT-miljön: att konsolidera teknikval, optimera infrastruktur eller migrera plattformar. Förslaget kommer alltså att innebära att Servicemyndighten kommer att ha en varierad IT-miljö med arv från tre myndigheter. Inledningsvis kan det betyda att två system finns för samma uppgift t.ex. för webbplatsadministration.

Namn
Mycket av den bas-IT som arbetsplatsen tar för givet är byggt runt en domän (domännamn). Det interna nätverket, e-post och operativssystem kräver detta domännamn för att fungera. Domänen brukar vara den samma som organisationens webbadress, t.ex. http://www.hsv.se har domän hsv.se. För att arbetet med att bygga en bas-IT infrastruktur krävs att namnen för de båda nya myndigheterna är beslutade och att lämpliga domännamn registrerats hos Stiftelsen .se (eller en av dem utsett registrar). Ett arbetsnamn är tyvärr inte gott nog.

Lokaler
Då det idag inte går att förlita sig fullt ut på outsourcing och trådlösa nätverk behöver lokalerna som myndigheterna ska verka i utrustas med ett fysiskt nät för datatrafik och eventuellt ett för telefoni. Då vi under punkten IT-strategi ovan förordar ett pragmatiskt synsätt på IT där administrationen av systemen inte ändras behövs även ett serverrum. Även möteslokaler behöver utrustas med hänsyn både till IT-hjälpmedel för fysiska möten om möten på distans. Finns inte nätverk draget, serverrum i huset eller mötesrum med adekvat IT-utrustning måste detta installeras innan myndigheterna kan flytta in. Detta tar tid och kräver att man gör IT-investeringar.

Organisationsnummer
Mycket av de mjukvaror som används idag kan vara bundna till nuvarande myndighetsorganisationsnummer. Att föra över dessa till nya myndigheter medför kostnader (nyteckningskostnader) för licenser och supportavtal. En avtalsgenomgång och dialog med leverantörer måste påbörjas (och har säkerligen redan gjort det). Ett nytt organisationsnumret får också konsekvenser på diarie och arkiv. Eventuellt måste de avslutas och arkiveras hos Riksarkivet vilket också kan ta IT-personal i anspråk. Detta måste utredas noggrannare. Kompetenser Det är av största vikt att inga nyckelkompetenser försvinner under övergångsperioden till nya myndigheter. Några system befinner sig fortfarande i utvecklingsfaser både infrastrukturellt och funktionellt (gentemot verksamheten).

Beställare av IT
Personaladministrativa stödsystem, ekonomisystem och redan nämnda diarie och arkiv är tunga IT-system som kräver annan kunskap (och andra strategiska beslut) för att kunna sättas upp ordentligt. Även webbsidor har en längre utvecklingsperiod innan de kan vara uppe och de i sin tur kräver namn och grafisk profil. Här behövs säkerligen också annan kunskap för att dessa ska fungera optimalt för verksamheten. Vi föreslår att två nya arbetsgrupper tillsätts: en för att samordna administrativa stödsystem och en för att arbeta med informationsförsörjningsprocesser.

Annonser
  1. No trackbacks yet.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: