Arkiv för april, 2012

PM om möjligt gemensamt IT-service center för högskolemyndigheterna tänkta att startas 1 januari 2013.

Det har under diskussioner och i remissvar lyfts fram möjligheten att införa en gemensam IT-funktion för gransknings och servicemyndigheten. Det som diskuterats är att servicemyndigheten ska stå för IT-servicen även för granskningsmyndigheten. Här följer en sammanställning av de för- och nackdelar som vi kan se med en sådan lösning.

Det är en företeelse som kommer allt mer och ligger helt i linje med regeringens ambition att öka samarbetet och samordningen mellan myndigheter för att förbättra service och effektivisera administrativa tjänster[1]. Länsstyrelserna i Sverige har sedan 2009 en gemensam IT-avdelning och på kommunnivå mellan kommuner i Värmland har ett pragmatiskt samarbete inletts. I Länsstyrelsernas fall är det Regeringen som beställt en gemensam It-organisation medans det mellan de värmländska kommunerna Sunne, Torsby och Hagfors vuxit fram på initiativ av It-avdelningarna själva med samarbete (sam-drift) av ett system i taget.

Sammanfattning

Fördelar

Driftsäkerhet och kvalitet för befintliga och nya IT-system är mycket viktigt för alla verksamheter idag. En Större IT-avdelning med mer resurser gör det lättare att ha en större kompetens och större beredskap. En gemensam It för de nya högskolemyndigheterna skulle

  1. öka stödet till verksamheten genom att kunna erbjuda fler tjänster på ett tydligare sätt (t.ex. projektledning, teknisk förvaltning, upphandling, systemutveckling, drift, helpdesk/support och utbildning/användarstöd mjukvara och informationssäkerhet)
  2. effektivisera drift och support genom att minska personberoendet för olika roller, längre öppettider etc.
  3. spara pengar genom gemensam hårdvara och mjukvara, gemensamma licenser, större upphandlingar/avrop etc.
  4. erbjuda bättre kvalitet och högre service både i drift och förvaltning men också vid nya projekt (t.ex. kravfångst, verksamhetsdialog, test…)

Nackdelar

Eftersom en IT-servicefunktion gentemot en andra myndighet skulle bli ytterligare en ny verksamhet för den tilltänkta servicemyndigheten behövs det tillföras myndighetens uppdrag. Tydliga samarbetsformer för inflytande och styrning av IT-verksamheten och en affärsmässighet i att kunna prissätta tjänster och service (en tydlighet för vad som driver kostnader) behövs för att undvika att en myndighet prioriteras över en annan.

Ingen IT personal på den myndighet som köper IT som tjänst kräver bra öppettider, jour och tydliga servicenivåer. Båda myndigheterna befinner sig dock i Stockholm så på plats service kan ändå ske på dagen (inom lämplig inställelse tid).

Budgeteringsarbetet för It, både för den myndighet som levererar IT och den som köper måste underlättas genom affärsmässighet och tydliga kostnader för respektive tjänster. Projektbudgetar och förvaltningsbudgetar förutsätter noggrann verksamhetsplanering.

Risken att någon av myndigheterna bryter samarbetet och då står med kostnader som saknar täckning eller behov utan leverantör måste regleras genom instruktioner eller kontrakt. Förslagsvis juridiskt bindande.

Goda förutsättningar för en gemensam IT-service

Viktigt för att ett gemensamt IT-service center ska fungera är att det finns rutiner för hur beställningar, fel, supportärenden behandlas och modeller för hur gemensamma resurser förvaltas, för hur projekt bedrivs. Tydliga former för inflytande och förankring, styrning och ledning.

Ärendehanteringssystem för helpdesk (Easit), system för administration av arbetsstationer (LAN-desk), övervakningssystem (OP5) för servrar och viktiga system finns redan hos de ingående myndigheterna. Även om det måste till ett arbete för att finna lämpliga arbetssätt för hur processerna ska styras så finns embryot redan nu hos de ingående myndigheterna. Förvaltningsmodell för verksamhetsnära förvaltning (Pm3), projektmodell (Pps) och processbeskrivningar för support, fel och beställningar (Itil).

Genomförande, tid och kostnader

Ett gemensamt IT-service center kan överta de arbetsuppgifter som de respektive myndigheternas IT-avdelningar kommer att ha redan från dag ett. Samarbetsformerna kommer däremot inte att vara helt färdiga till dess – det är dessutom ett arbete som måste genomföras succesivt.

I de fall sammanslagningar genomförts har kostnaderna initialt ökat då parallell drift av system behövts samtidigt som investeringar i ny infrastruktur och gemensamma systemsatsningar skett. I det här fallet finns både resurser och systemstöd inom befintliga budgetramar och personal. Det kräver således ingen extra investering utöver vad som redan angetts för respektive myndighet[2]. Det enda som tillkommer är om det behövs extern hjälp att hitta lämpliga modeller för inflytande och förankring, styrning och ledning.

Den största effekten av ett gemensamt It-service center som vi ser är att det kan erbjuda bättre och fler tjänster till verksamheten samt hålla nere kostnaderna (jmf. med två separata It-avdelningar) när det gäller drift och förvaltning. Personalkostnaderna är samma som för de tre ingående myndigheternas IT-personal.

Gemensamt IT-service center versus outsourcing

Outsourcing i sig är en helt annan strategi än att ansvara för driften själva. För den myndighet som i detta förslag köper It som tjänst blir det en sorts outsourcing fast förmodligen billigare då vinstintresset inte finns och mer initierat då förståelsen för verksamheten finns kvar. Dessutom måste man i samarbetet värna om den lättrörlighet och tillmötesgående som finns hos en egen It-avdelning. Det sistnämnda kanske kan lösas genom en ”over head” post i budget för akuta lösningar och oförutsedda behov?

Vi tror fortfarande att det är bättre att behålla kontrollen över sin It inom organisationen. För den myndighet som köper It som tjänst kan det gemensamma IT-service center ge den egna IT-avdelningens fördelar tillsammans med outsourcingfördelar i form av stordrift, säkerhet och ansvar. Här blir formerna för styrning och inflytande mycket viktiga.


[1] Se Protokoll IV:6 vid regeringssammanträde ”En statsförvaltning i förnyelse” 2012-04-19, S2012/3119/SFÖ. Där konstateras bland annat att ”Förvaltningen kan göras efektivare, enklare och öppnare genom att systematiskt använda IT i verksamhetsutvecklingen.”.

[2] Telefoni för Servicemyndigheten, datorhall och nät beroende på lokalfrågan och konsultstöd för uppbyggnad av s.k. enkelskog (domän).

Strategiska frågor inför uppbyggnad av IT för ”Servicemyndigheten” – en av två föreslagna myndigheter inom högskoleområdet

Det finns några frågor som tydligare än andra styr tidplanen och ekonomin när det gäller att bygga upp en IT-infrastruktur och bas IT för Servicemyndigheten (och för Granskningsmyndigheten). Dessa är:

  1.  IT-strategi
  2. Namn
  3. Lokaler
  4. Organisationsnummer
  5. Kompetenser
  6. Andra arbetsgrupper (beställare av IT)

Vi kommer också lyfta en idé om ett gemensamt IT-servicecenter för Granskningsmyndigheten och Servicemyndigheten.

IT-strategi
Om målet är att de nya myndigheterna ska kunna bedriva verksamhet under de nya myndighetsnamnen redan från första dagen krävs en pragmatisk syn på IT-verksamheten. Att inte göra större förändringar än vad som är nödvändigt. Vi föreslår att fokus läggs på att flytta system och bygga nya infrastrukturer i befintligt teknik som redan används i de ingående verksamheterna. Först som nästa steg, säg efter första verksamhetsåret, påbörja ett arbete med att homogenisera IT-miljön: att konsolidera teknikval, optimera infrastruktur eller migrera plattformar. Förslaget kommer alltså att innebära att Servicemyndighten kommer att ha en varierad IT-miljö med arv från tre myndigheter. Inledningsvis kan det betyda att två system finns för samma uppgift t.ex. för webbplatsadministration.

Namn
Mycket av den bas-IT som arbetsplatsen tar för givet är byggt runt en domän (domännamn). Det interna nätverket, e-post och operativssystem kräver detta domännamn för att fungera. Domänen brukar vara den samma som organisationens webbadress, t.ex. http://www.hsv.se har domän hsv.se. För att arbetet med att bygga en bas-IT infrastruktur krävs att namnen för de båda nya myndigheterna är beslutade och att lämpliga domännamn registrerats hos Stiftelsen .se (eller en av dem utsett registrar). Ett arbetsnamn är tyvärr inte gott nog.

Lokaler
Då det idag inte går att förlita sig fullt ut på outsourcing och trådlösa nätverk behöver lokalerna som myndigheterna ska verka i utrustas med ett fysiskt nät för datatrafik och eventuellt ett för telefoni. Då vi under punkten IT-strategi ovan förordar ett pragmatiskt synsätt på IT där administrationen av systemen inte ändras behövs även ett serverrum. Även möteslokaler behöver utrustas med hänsyn både till IT-hjälpmedel för fysiska möten om möten på distans. Finns inte nätverk draget, serverrum i huset eller mötesrum med adekvat IT-utrustning måste detta installeras innan myndigheterna kan flytta in. Detta tar tid och kräver att man gör IT-investeringar.

Organisationsnummer
Mycket av de mjukvaror som används idag kan vara bundna till nuvarande myndighetsorganisationsnummer. Att föra över dessa till nya myndigheter medför kostnader (nyteckningskostnader) för licenser och supportavtal. En avtalsgenomgång och dialog med leverantörer måste påbörjas (och har säkerligen redan gjort det). Ett nytt organisationsnumret får också konsekvenser på diarie och arkiv. Eventuellt måste de avslutas och arkiveras hos Riksarkivet vilket också kan ta IT-personal i anspråk. Detta måste utredas noggrannare. Kompetenser Det är av största vikt att inga nyckelkompetenser försvinner under övergångsperioden till nya myndigheter. Några system befinner sig fortfarande i utvecklingsfaser både infrastrukturellt och funktionellt (gentemot verksamheten).

Beställare av IT
Personaladministrativa stödsystem, ekonomisystem och redan nämnda diarie och arkiv är tunga IT-system som kräver annan kunskap (och andra strategiska beslut) för att kunna sättas upp ordentligt. Även webbsidor har en längre utvecklingsperiod innan de kan vara uppe och de i sin tur kräver namn och grafisk profil. Här behövs säkerligen också annan kunskap för att dessa ska fungera optimalt för verksamheten. Vi föreslår att två nya arbetsgrupper tillsätts: en för att samordna administrativa stödsystem och en för att arbeta med informationsförsörjningsprocesser.