Högskoleverkets it-avdelning kommenterar utvärderarens förslag på organisation och dimensionering av IT-stöd i de två nya myndigheterna för högskoleområdet

Se tidigare bloggpost om den föreslagna omorganisationen.

IT-avdelningen ställer sig frågande till vad som i betänkandet kallas IT-stöd och hur IT-stödet är tänkt att organiseras. I detta remissvar försöker vi dels nyansera synen på IT-stöd och ger två förslag på hur IT-stödet bör föras över till de nya föreslagna myndigheterna för att dessa ska kunna bedriva verksamhet från första dagen: oförändrat eller som gemensam IT-servicecenter.

IT-stödet ser olika ut i de tre myndigheter som ska avvecklas. I detta remissvar beskrivs kortfattat hur man på Högskoleverket sett IT som en strategisk resurs för verksamhetsutveckling. IT-avdelningen på Högskoleverket har haft en helhetssyn på IT med egen drift och infrastrukturansvar, egen support och verksamhetsnära projekt- och förvaltningsledning. Högskoleverkets IT har alltså burit hela organisationens IT-kostnader från det grundläggande IT-stödet (t.ex. PC och telefoni) till verksamhetsanpassade system som ärendehanteringssystem och handläggarstöd, något som de flesta avdelningar på Högskoleverket har idag. IT-avdelningen har också genomfört sina egna upphandlingar och tillhandahållit tjänster som projektledning, förvaltningsledning och systemutveckling för att svara upp mot sakavdelningarnas behov. Sakavdelningarna har alltså inte själva behövt ha någon IT- kompetens utan kunnat koncentrera sig på sin verksamhet. Det helhetstänk som Högskoleverket haft syftar till en total kontroll över vad IT kostar för organisationen men också för att skapa avdelningsgemensamma resurser som möjliggör strategiska men ändå snabba lösningar för verksamhetens behov av IT-stöd. Effekterna av ett en samlad IT-kompetens är: tydliga synergieffekter vid införandet av nya IT-stöd (som tillgodoser hela organisationen och inte bara den avdelning där behovet först uppstod), snabbt införande om nytt IT-stöd bygger på en redan upphandlad teknik eller plattform samt en hög kvalitet eftersom IT-avdelningen arbetar nära verksamheten.

Man bör också betänka att den totala kostnaden för IT inte automatiskt minskar om man har färre personer inom en organisation som arbetar med IT-relaterade uppgifter eftersom behovet av ett väl fungerade IT-stöd fortfarande kvarstår och att detta då måste lösas genom att resurser köps in externt för att tillgodose verksamhetens behov.

Vi vill därför föreslå att de kommande verksamhetscheferna ges full möjlighet att själva styra strategierna och dimensioneringen för hur IT-stödverksamheten vid de båda nya föreslagna myndigheterna ska organiseras. Med andra ord att samtlig kompetens erbjuds verksamhetsövergång för att de båda nya myndigheterna ska kunna ha en fungerande verksamhet redan från dag ett. En strategiförändring för hur man ser på IT tar tid och värdefull kompetens riskerar att försvinna om det beslutet tas för snabbt.

Om de båda nya föreslagna myndigheterna ska kunna bedriva fungerande verksamhet från första dagen ser vi inget annat alternativ än att behålla IT-avdelningarnas dimensionering. Antingen i oförändrad organisationsform, vid respektive myndighet, eller i en gemensam IT-serviceavdelning förslagsvis placerad vid Myndigheten för högskoleservice och internationellt samarbete. Dessa tankar utvecklas nedan.
Ett gemensamt IT-service center
Som tidigare nämnts har dagens myndigheter haft olika strategier för hur IT-stödverksamheten bedrivits – framförallt då deras olika uppdrag varit olika utformade. Verket för högskoleservice har t.ex. mycket IT kompetens på de sakavdelningar som arbetar med antagningssystemets drift och förvaltning – en liknande verksamhet finns inte på Högskoleverket eller Internationella programkontoret. Både outsourcing/köp av IT som tjänst och egen drift finns idag i olika grad på samtliga myndigheter. Sammantaget är den ingående IT kompetensen hög och dimensionerad för att kunna ge service till de två nya föreslagna myndigheternas personal – utan att någon av dagens verksamhet skulle drabbas.

Ett gemensamt IT-servicecenter skulle ha gemensamma bas-IT som telefoni och PC/plattformar etc. men också gemensam IT-support och verksamhetsutvecklings-stöd. Gemensamma IT-resurser skulle också göra att projekt inom e-arkiv, e-beställning, LIS m.m. blir enklare. Vidare finns systemstöd med gemensamma komponenter (t.ex. ärendesystem) för avdelningar på nuvarande Högskoleverket som efter föreslagen omorganisationen återfinns på båda de nya myndigheterna. Det bör vara tvingat att Myndigheten för kvalitetssäkring och tillsyn köper IT-stöd av Myndigheten för högskoleservice och internationellt samarbete under de första åren så att inte en sistnämnda myndigheten står med överdimensionerad IT kapacitet.

Annonser
  1. No trackbacks yet.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: