Digitala mötesplatser – en översikt

 

Olika tekniker för samarbeten och möten

Webben erbjuder många olika sätt att interagera med varandra på. Här ska vi kortfattat gå igenom några vanliga verktyg. Den tydligaste skillnaden går att göra mellan synkrona och asynkrona mötesplatser. Alltså tekniker för att konversera med varandra samtidigt eller i egen takt. Det synkrona är ofta bättre för inspirationsmöten och möten där beslut ska fattas. Asynkrona kommunikationsverktyg främjar reflektion och ställer högre krav på att användarna formulerar sig tydligt. En ordlista finns sist i denna text.

 

Synkrona Asynkrona
E-mötesverktyg
Chattar
Instant Messaging
Virtuella världar
Delade dokument
Diskussionsforum
E-post
Blogg
Delade dokument
Wikis

Tabell: kommunikationsverktyg

 I många fall representeras deltagarnas identitet av ett användarnamn. Ibland används fiktiva sådana men de är vanligare i privata sammanhang. Yrkesmässigt är det ofta en förutsättning att man vet vem som är avsändare. I digitala världar och ”Communitys” kan användarna representeras av en persona (s.k avatar). Skillnaden är att man då kan använda ett större utryck för att kommunicera vem man är; kläder, hårfärg etc.

 En “Community” är en webbaserad portal där användarna har tillgång till flera av ovan nämna kommunikationsverktyg. Dessutom har användarna ofta en egen presentation – en sida där de själva ansvarar för innehållet på. Communitytanken bygger på deltagande inom intresseområden; dejtingsiter, hundklubbar, alumni-nätverk för att nämna några. De lite större nätverken har ofta möjligheten att skapa mindre gemenskaper inom den stora Communityn. Bland t.ex. Högskolverkets anställda är det vanligt att ha en s.k. profil på Facebook (29st och en grupp) och LinkedIn (36st)[1]. Dessa Communitys bygger på mer generella gemensamma intressen typ ”hålla kontakten”, ”nätverka” skapa professionella kontakter.

 Begreppen ”kritisk massa” är oerhört viktigt för en Community. Finns inte tillräckligt många likasinnade/kompisar är det heller inte intressant att finnas representerad själv. Ytterliggare en kritisk faktor är ”aktivitet”, om inte de likasinnade/kompisarna är aktiva får man heller inget utbyte av att själv vara det.

Kontext: arbetslivet

För informationssyften

Alla dessa verktyg har förstås också påverkat yrkeslivet och arbetsmarknaden. Tydligaste förändringarna ser man inom utbildningssektorn, inte minst vid universitet och högskolor där nu ca 15% av alla studerande enbart läser distanskurser. Företag, myndigheter och organisationer har också försökt dra nytta av teknikens möjligheter. Det är t.ex. vanligt att universitetens och högskolornas rektorer bloggar[2]. HSV driver på studera.nu en paneldebatt som går att kommentera och rösta på, Mälardalen har en tjänst kallad fråga rektor och på Karlstads universitet kan man fråga en student. Svenska institutet har tagit steget ännu lägre med Sweden.se/in touch – en regelrätt Community för folk som vill studera, har studerat eller är intresserade av att studera i Sverige.

Gemensamt för satsningarna är avsändarorganisationens önskan om att sprida information. En Blogg har en tydlig avsändare men bjuder även in till kommentarer och fortsatt diskussion – styrd av blogginlägget. Med andra ord har man lagt till en väg till webben som informationskanal. Från organisationen till användarna (envägskommunikation) till att ta emot feedback (tvåvägskommunikation). Nästa steg är att stimulera användarna att kommunicera med varandra. Skapa debatt. Ibland sker det i kommentarerna till ett blogginlägg: någon ger sin syn på inläggets inehåll, får mothugg och diskussionen är igång. Den kritiska frågan blir hur man engagerar sina läsare.

Ovan nämnda initiativ ökar organisationernas informationsspridning, utförd på ett bra sätt blir den direktare, mer nyanserad och resulterar i en ökad trovärdighet och ökad exponering organisationens varumärke. Men det är också av intresse att titta på dessa kommunikationssätt ur ett samarbetsperspektiv.

För samarbeten

Många kunskapsorganisationer blir bara så bra som sin koll på omvärlden och sitt nätverk med andra aktörer är. För HSV kan det vara intressant med samarbetsstöd där t.ex. externa bedömare kan träffas (synkront) och mer reflekterande diskutera (t.ex. olika texter) asynkront.

Online möten, eller e-möten blir allt vanligare och är ett direkt sätt där tekniken underlättar för arbetet. Fördelarna med ett e-möte är framför allt att du slipper restid (och utsläpp)[3]. Men ett e-möte är ofta effektivare än ett ”vanligt” möte. E-mötestekniken gör också avstämningar under arbetets gång smidigare. Däremot ställer det högre krav på den som kallar till mötet att vara strukturerad och förberedd. Det är dock svårare att få till ett samarbetsverktyg för att producera (skriva tillsammans). Det kanske räcker med en möjlighet att kunna dela dokument tillsammans med ett diskussionsforum för eventuella kommentarer. Men nog skulle det vara intressant att testa ett kollaborativt författande av en rapport via en Wiki.

Det kan också finnas samarbeten utan uttalade och avgränsade arbetsuppgifter där kanske nätverkandet och informationsdelningen deltagarna emellan är det viktigaste. Nu blir faktorer som kritisk massa och aktivitet återigen avgörande. I professionella sammanhang finns ytterliggare en fara: prestige. Inlägg i diskussionsforum och gemensamma bloggar kan bli för komplexa. De kan lägga sig vertikalt över diskussionen och istället för att bidra med ny energi helt enkelt kväva den. En moderator behövs för att stimulera diskussioner som gått i stå, förse deltagarna med information och ”spela ner” överpretentiösa inlägg. I gemensamma bloggar (där flera användare ska vara avsändare) kan det vara svårt att hitta ett gemensamt sätt att skriva på.

Problematik

E-mötesverktyg kräver fortfarande en del förkunskaper och inställningar hos användarna (eller att användarna har tillgång till lokal support). Webbkamera, headset och i vissa fall klient program ska installeras hos användarna. Brandväggar ska tillåta kommunikationen hos samtliga deltagare. Därför kan det vara svårt att garantera att allting ska fungera vid utsatt tid – även om driftstörningar blir mer och mer sällsynta.

Att bygga en Community för personer i HSV:s närhet kräver mycket eftertanke, någon måste vara moderator och arbeta för ett gott diskussionsklimat. Men det måste också tillföra någonting till användarna något intressant, något roligt! Förhandsinformation preliminära resultat: kort sagt nyhetsvärde! Dessutom måste det vara enkelt att använda! 

Ordlista

Källa: wikipedia

  • Avatar en visualisering för att representera en användare. Alltifrån en bild till en rörlig figur i en 3D-värld. Används ofta i Communitys och i Virtuella världarKommer från ordet avatãra (sanskrit) som i Indisk mytologi betyder ungefär att stiga ned.
  • Blogg, en förkortning efter sammanslagning av de engelska orden web och log. Helt enkelt en webbsida med kronologiskt ordnade inlägg – oftast med det senaste först (högst upp i hierarkin). Bloggen innehåller ofta en möjlighet att kommentera inlägg.
  • Chatt är ett webbverktyg för synkron kommunikation mellan användare. Användarna kommunicerar skriftligt (oftast) och inläggen läggs kronologiskt i ett presentationsfält med någon sekunds fördröjning. Chatt konversationer sparas oftast inte.
  • Community eller nätgemenskap ett forum där användare kan mötas, kommunicera och presenteras sig själv och vad man är intresserad av. med varandra. Ofta med en egen presentation.
  • Diskussionsforum är ett verktyg som gör diskussioner mellan olika användare möjligt. De olika ämnena presenteras i s.k. trådar. Diskussionsforumen har olika sätt att göra användarna medvetna om nya inlägg, oftast placeras det senaste inlägget först (överst)
  • E-mötesverktyg eller webbmötesverktyg är synkrona mötesplatser där mötesdeltagarna kan se varandra (m.h.a. webbkamera), höra varandra och dela dokument, applikationer etc.
  • Instant messaging (IM) kan översättas ungefär som snabbmeddelanden. Påminner i stort om chattmeddelanden med den skillnaden att ett IM program sköts som vilket program som helst och en chatt är kopplad till en webbplats. IM-programmen har ofta stöd för bild och ljud och ibland IP-telefoni. Vanliga IM-program är Windows Messenger, Skype, ICQ.
  • RSS-feed, XML-baserat filformat för att visa innehåll från ett webbflöde tillsammans med fullständig länk till materialet.
  • Virtuell värld är en datorgenererad värld där användarna kan röra sig och interagera med objekt och andra användare. Exempel på stora virtuella världar är World of Warcraft, Second Life men de kan också vara textbaserade..
  • Wiki från det hawaiianska ordet för snabb (wikiwiki). En webbplats där användarna själva kan redigera sidor och lägga till nya sidor. Den mest kända är webbuppslagsverket wikipedia (http://www.wikipedia.org/). Eftersom wikin växer beroende på användarnas engagemang  och utan en på förhand utarbetad struktur, hör det till at den är sökbar.

 


[1] Siffrorna motsvarar sökningar på ”Högskoleverket” på respektive Community, 2009-05-28.

[2] Se t.ex. Kåre Bremners blogg på http://blogs.su.se/kbrem, Anders Söderholms på
http://www.miun.se/Mittuniversitetet/Resurser/Nyhetspuffar/Rektors-blogg/ eller Ingegerd Palmérs på http://mdh.blogg.se/.

[3] Handbok för hur man ska införa resfria möten i en organisation (från Vägverket):
http://www.vv.se/Startsida-foretag/Trafiken/Hallbart-resande/Vad-ar-resfria-moten/Vagverkets-projekt-resfri/

Annonser
  1. No trackbacks yet.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: